Модульная структура информационной системы. Перечень модулей и функций информационной системы Анализ программного и технического обеспечения отдела по работе с клиентами и отдела работ

Взаимосвязь информационных подсистем предприятия

Каким образом связаны информационные системы внутри предприятия? Обычный путь для российской компании средних размеров - начинать внедрение информационных технологий с автоматизации работы бухгалтерии, отдела кадров и документооборота. Данные этих систем наиболее формализованы, процессы легко автоматизируются. Широко распространенные пакеты "1C: Бухгалтерия", "Босс: Кадровик", "LanDocs", "LanStaff", "Salary" и др. позволяют наращивать себя любыми приложениями и, таким образом, интегрировать их в общую информационную систему предприятия. Рис. 7.1 показывает, каким образом модули информационной системы компании связаны друг с другом. Модуль TPS обслуживает основные производственные и вспомогательные процессы, и обычно это главный источник для других информационных модулей. ESS - главный получатель данных и внутренних систем из внешней среды.

Другие системы также обмениваются данными. И здесь возникает один из самых трудных вопросов для руководителя - поиск оптимальной степени интеграции . Большой соблазн иметь абсолютно интегрированную систему, но такая интеграция чрезвычайно трудоемка и стоит немалых денег. И лучше даже не говорить, во что обходится сопровождение такой системы. Поэтому нужно взвесить потребности в интегрированных системах, поставив их на чашу весов против трудностей и дороговизны крупномасштабной ИС. Не существует стандартного уровня интеграции или централизации - каждый руководитель должен самостоятельно (или с помощью консалтинговой фирмы) решать эту непростую проблему.

Связи между DSS и совокупностью TPS , KWS,

Созданная из множества модулей информационная система позволила нижегородскому автомобильному заводу «Чайка-Сервис» реализовать идею производства, максимально полно учитывающего пожелания клиентов, разместивших на предприятии свои заказы

Созданная из множества модулей информационная система позволила нижегородскому автомобильному заводу «Чайка-Сервис» реализовать идею производства, максимально полно учитывающего пожелания клиентов, разместивших на предприятии свои заказы

Главная задача ИТ-службы компании, ведущей бизнес в нынешнее непростое время, - сократить издержки на ИТ и предоставить руководству инструменты, которые помогут успешно преодолеть испытание кризисом. Так считает Алексей Ганин, руководитель ИТ-отдела нижегородского автомобильного завода «Чайка-Сервис», специализирующегося на выпуске серийной и уникальной автоспецтехники.

Предприятие бурно росло в 2006 году, когда была приобретена в собственность часть старого завода и началось освоение второй территории. Естественно, встала задача объединить обе территории в единое информационное поле. Начали с создания сети VPN, но когда число пользователей возросло, пропускной способности канала стало не хватать. Тогда между двумя территориями был проложен волоконно-оптический кабель.

С наступлением кризиса потребность в сетевых ресурсах снизилась, это позволило уменьшить закупки активного оборудования для телекоммуникационной инфраструктуры предприятия. Еще одним существенным источником сокращения издержек стал отказ от аутсорсинга и выполнение ИТ-задач собственными силами.

Кроме того, компания оптимизирует затраты на Интернет, анализирует и ограничивает расход трафика. У компании имеются филиалы в Краснодаре и Москве, все площадки объединены в IP-сеть с единой нумерацией. И теперь для звонков внутри предприятия используют именно эту внутреннюю сеть, что значительно экономнее, чем звонки по междугородней телефонной связи.

Из инструментов, которые в ближайшее время будут предоставлены руководству, Ганин назвал в первую очередь систему расчета себестоимости. Она уже разработана и будет служить общей глобальной цели - сокращению издержек. Уточненный расчет себестоимости по изделиям планируется проводить на основе системы управления инженерными данными. Это обеспечит детальные и оперативные данные о себестоимости (ранее они рассчитывались на основе бухгалтерских данных). Предприятие выпускает достаточно сложные изделия, только конечных вариантов автомобилей с разными модификациями насчитывается порядка полутора тысяч. Естественно, деталей, из которых они собираются, на два порядка больше.

От бухгалтерии - к производству

Первым шагом на пути автоматизации стало приобретение в 2002 году продукта «1С: Бухгалтерия 6.0» и САПР-системы «Компас» компании «Аскон». Следующим шагом стала автоматизация производственной деятельности. Компания «Рарус НН» по заказу предприятия начала адаптацию ERP-системы «1С: Управление производственным предприятием 8» («1С: УПП 8») к потребностям и особенностям предприятия. Целью проекта было построение единой базы данных и реализация управления всеми бизнес-процессами на основе единой информационной системы. Решающим фактором успеха ее внедрения стала непосредственная поддержка высшим руководством предприятия – генеральным директором, который инициировал и поддерживал проект на всех его этапах.

При автоматизации производственной деятельности особое внимание уделялось адекватности отображения в системе хода производственного процесса. Специалисты команды внедрения разработали техническое задание с подробным описанием, какой именно автомобиль в какой комплектации клиент должен получить и что для этого требуется сделать по каждому заказу. В документ заносились тип автомобиля, его модель, перечень требуемых технологических операций, их последовательность, список контрольных операций и т.д. Такой подход позволил сделать компанию более клиенто-ориентированной, поскольку технические задания формировались менеджерами коммерческого отдела, которые старались максимально учесть пожелания клиента, и уже затем задания поступали в производство.

Специалисты ИТ-отдела совместно с технологами разработали блок спецификаций производственных и технологических карт. На их основе и на базе месячного плана выпуска готовой продукции определялась потребность в материалах на определенный период с учетом текущих остатков. Все это позволяло грамотно спланировать работу отдела снабжения.

Сотрудники ИТ-отдела разработали модуль для «1С: УПП 8» для импортирования «дерева» изделия из системы «Компас», которую используют конструкторы предприятия. Алгоритм работы получился следующий: конструкторское бюро средствами «Компаса» разрабатывает чертеж и создает 3D-модель объекта, затем структура изделия при помощи разработанного модуля импортируется в ERP-систему, после чего на основе импортируемых данных строится спецификация изделий. Если конструкторы вносят изменения в какой-либо узел, то эти изменения автоматически отображаются во всех системах.

Поначалу, как признался Ганин, он и его специалисты хотели своими силами сделать систему управления инженерными данными, но вскоре выяснили, что группа компаний Appius, партнер «1С», разрабатывает собственное тиражируемое PDM-решение (оно получило название «1С: PDM Управление инженерными данными»).

Обратная связь

Следующей задачей стало получение оперативной обратной связи от производства, это важно, поскольку технологический цикл изготовления изделия может занимать одну-две недели. Ранее состояние заказа узнавали просто по телефону, теперь же соответствующую информацию получают средствами информационной системы.

Первым шагом в этом направлении стала разработка системы мониторинга состояния технического задания. Были изменены некоторые производственные процессы, в частности сотрудников ОТК обязали сдавать отчеты по принятым работам оператору, а он заносил данные о них в ERP-систему. В результате в системе стало отображаться прохождение производственного заказа по этапам с указанием ответственных лиц, это позволило менеджерам предоставлять клиентам правдивую информацию о том, на каком этапе находятся их заказы и когда они будут готовы.

Следующим шагом стало внедрение модуля производственного планирования. Раньше планирование осуществлялось средствами Excel, нередко возникали нестыковки, ошибки. После того как заработал ERP-модуль производственного планирования, менеджеры получили в свое распоряжение фактические данные, формируемые на основе поступивших технических заданий. Это дало возможность оперативно отслеживать загрузку каждого участка. В результате повысилась точность и эффективность планирования производства.

Вскоре возникла необходимость в более оперативной информации о состоянии производственных процессов, в частности о простоях. Для решения этой задачи внедрили систему, позволяющую отслеживать ход производственных процессов на основе штрих-кодирования: каждой технологической операции, каждому техническому заданию и каждому сотруднику присвоили свой штрих-код, на производстве установили терминалы, оснащенные сканером штрих-кодов.

Производственный процесс теперь строится следующим образом. Перед началом работы бригадир или рабочий подходит к терминалу, считывает свой штрих-код, штрих-код технического задания и технологической операции. С точки зрения системы это означает, что сотрудник приступил к работе. После ее завершения сотрудник повторяет свои действия со штрих-кодами.

«Это универсальное решение, к тому же оно не требует от рабочих компьютерной грамотности, - отмечает Ганин. - Автомобиль – основная и самая дорогая составляющая нашего производства, сокращение простоев позволило резко ускорить выполнение заказов». На предприятии появился удобный и простой инструмент анализа потерь: в системе автоматически генерируются диаграммы работ по каждому автомобилю, позволяющие отслеживать, когда началась работа по данному автомобилю, когда закончилась, сколько времени машина просто стояла в ожидании очередной операции. При превышении допустимого времени начинается выяснение причин и поиск виновников столь длительного простоя. В итоге повысилась персональная ответственность исполнителей.

На основе «1С: УПП 8» специалисты предприятия реализовали блок планирования работы конструкторского бюро. Технические задания, созданные в системе, поступают к главному конструктору, тот их анализирует, распределяет проработку их по своим конструкторам и определяет время на каждую задачу. Такая организация работ дает главному конструктору и менеджерам, которые формируют базу заказов, возможность отслеживать степень загруженности конструкторского бюро, а это, в свою очередь, позволяет сопоставлять загруженность производства и конструкторов и рационально распределять имеющиеся людские и производственные ресурсы.

Данные о выполненных работах, получаемые благодаря штрих-кодам, поступают в блок расчета зарплаты исполнителей. Система фиксирует время выполнения работ, облегчая расчет выходных и сверхурочных часов. Все это способствует быстрому и точному расчету заработной платы.

Важно подчеркнуть, что на предприятии пошли по пути расширения

Базовой конфигурации ERP-системы дополнительными блоками, не меняя ее внутреннюю структуру. Стало возможным, в частности, без проблем проводить ее обновления.

Для управления архивом конструкторской документации на предприятии внедрили систему «1С: PDM Управление инженерными данными» (разработку ГК Appius) и интегрировали ее с «1C: УПП 8». Помимо работ по созданию новых изделий, систему управления инженерными данными планируется использовать для более точного расчета себестоимости изделий.

Многоликая интеграция

На предприятии внедрена GPS-навигация для отслеживания автомобилей снабжения и товарных автомобилей, которые перемещаются на большие расстояния. Это позволяет оптимизировать маршруты, уменьшить расходы на топливо, более четко выдерживать дисциплину поставок.

"Чайка-Сервис" планирует связать по системе видеоконференц-связи в единую сеть все филиалы - два в Нижнем Новгороде и по одному в Москве, Краснодаре и Набережных Челнах. Таким образом улучшится оперативность принятия решений топ-менеджментом и существенно сократятся финансовые и временные затраты на командировки.

«Мы планируем также внедрить решение на базе "1C: УПП 8" для взаимодействия с ГИБДД, подготовки и распечатки ПТС, транзитных номеров, – отмечает Ганин. - Все данные будут сгруппированы в едином месте хранения информации - карточке автомобиля, куда будут заноситься все его идентификационные номера, цвет, номер кузова и т. д., затем эти данные будут использованы в техническом задании, при распечатке ПТС, номеров, справок-счетов». Такая интеграция даст клиентам предприятия возможность получать вместе с автомобилем готовые ПТС и транзитные номера, благодаря чему можно будет быстрее ставить автомобили на учет в ГИБДД.

Автоматизируемые рабочие места

Требования к функциональным характеристикам

Перечень формируемых отчетов

4.4.2. Требования к системе планирования и управления производством

Информационная система должна обеспечить планирование ресурсов предприятия и управление позаказным производством.

Требования к функциональности ИС:

1. Управление конфигурацией готовой продукции (ГП):

Ведение нормативно-справочной информации о составе ГП с возможностью указания периода актуальности спецификации и с возможностью нахождения в производстве ГП с несколькими различными спецификациями;

Ведение нормативно-справочной информации о технологии изготовления изделий, входящих в состав ГП с возможностью указания периода актуальности технологий и с возможностью нахождения в производстве ГП с несколькими различными технологиями;

2. Управление продажами:

Просмотр истории взаимоотношений с клиентами;

Регистрация/корректировка заявки клиента с указанием перечня ГП, объемов, даты отгрузки, продажной цены и любых дополнительных условий;

Просмотр актуальных экономических показателей (калькуляции) заказываемой ГП;

3. Планирование производства:

Формирование графика доступности оборудования с указанием количества доступных нормо-часов на каждый день планового периода;

Формирование плана производства с указанием изготавливаемого изделия, его количества, используемого оборудования, подразделения на каждый день планового периода;

Формирование плана потребности производства в материалах и комплектующих;

Контролирование и управление загрузкой оборудования по сформированному производственному плану;

Внесение корректировок в план производства во время его выполнения;

План-фактный анализ плана производства;

4. Управление производством:

Формирование сменных заданий (нарядов) на изготовление изделий;

Назначение/переназначение нарядам исполнителей и фиксация выполнения нарядов с указанием количества выпущенных изделий, количества бракованных изделий и причин возникновения брака;

Управление хранением и перемещением товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в производстве;

5. Управление снабжением:

Формирование на основании плана потребности в материалах и комплектующих заявки на покупку с указанием поставщика, номенклатуры ТМЦ, количества и сроков поставки;

Формирование заявок на покупку на основании разовых заказов на ТМЦ от подразделений;

Контролирование и отслеживание процесса выполнения заявок на покупку;

Оперативный контроль остатков;

План-фактный анализ поставок;

6. Управление затратами:

Формирование плановой (нормативной) себестоимости ГП;

Фиксация фактических затрат на производство;

Расчет фактической себестоимости ГП;

План-фактный анализ затрат.

Требования к расчету нормативной себестоимости заказа

Нормативная себестоимость изделия и всего заказа рассчитывается по следующей методике:

1. Прямая материальная составляющая нормативной себестоимости изделия формируется на основании информации о нормативном составе этого изделия (спецификации) и установленных учетных ценах на входящие в эту спецификацию ТМЦ. Для спецификации допускается использование нескольких статей материальных затрат.

2. Величина прямой заработной платы рассчитывается на основании нормативного пооперационного состава изделия. Задаются: нормативная длительность каждой операции, профессия рабочего, требуемая для данной операции, а также разряд рабочего. Также в систему вводятся денежные расценки нормо-часов по профессиям рабочих и их разрядам.

3. Нормативная величина косвенных затрат рассчитывается как процент от задаваемой базы (величины прямых затрат по указанной статье).

Для осуществления этого расчета необходимо наличие в Информационной системе следующих данных:

1. Спецификация изготовления изделия (а также спецификации изготовления всех входящих в это изделие полуфабрикатов собственного производства);

2. Технология изготовления изделия и входящих в него полуфабрикатов: какие операции должны быть выполнены и за какое время. Кроме того, для каждой операции задаются профессия и разряд рабочего, необходимые для ее выполнения (для выпуска данного конкретного изделия);

3. Протокол учетных цен на используемые ТМЦ;

4. Денежные расценки нормо-часов для профессий и разрядов.

Требования к расчету фактической себестоимости заказа

Фактическая себестоимость изделия и всего заказа рассчитывается по следующей методике:

1. Прямые материальные затраты на выпуск изделия рассчитываются на основании фактических данных о расходовании цехом материалов на производственные переделы. При этом сначала рассчитывается стоимость всех полуфабрикатов, входящих в данное изделие. Суммовая оценка осуществляется согласно методике, принятой в Учетной политике предприятия.

2. Заработная плата прямых производственных рабочих рассчитывается на основании данных о закрытии цеховых нарядов. В случае, если учет нарядов в ИС не ведется, заработная плата относится к прямым затратам, подлежащим распределению, т.е. распределяется на выпущенные изделия согласно некоторой базе.

3. Амортизация прямого производственного оборудования входит в состав прямых расходов в случае, если для каждого передела указывается оборудование (станок), используемое на этом переделе.

4. Прямые расходы, подлежащие распределению:

Основные материалы, расходуемые реже, чем на каждый передел (например, химикаты, норма которых на единицу продукции настолько мала, что не имеет смысл учитывать их попередельный расход даже по этой норме);

Заработная плата рабочих в случае отсутствия информации о ее попередельном распределении;

Амортизация прямого оборудования в случае наличия только ее общей месячной суммы без разбивки по переделам.

Такие расходы распределяются на выпускаемые изделия согласно выбранной базе распределения (например, пропорционально прямым материальным затратам).

1. Общепроизводственные расходы (25 счет БУ): распределяются на выпускаемые изделия пропорционально выбранной базе распределения. Доля таких расходов может оставаться или нет в составе незавершенного производства согласно принятой на предприятии Учетной политике.

2. Общехозяйственные расходы и расходы на продажу (26 и 44 счета БУ) признаются расходами текущего периода и относятся к расходам на реализацию. Распределение таких расходов на себестоимость готовой продукции можно увидеть при помощи специального отчета.

Требования к производительности Информационной системы

<Раздел должен содержать требования к производительности Информационной системы. Вводится в шаблон>.

Требования к надежности

<Раздел должен содержать требования к надежности Информационной системы. Например:>

Требования к обеспечению надежного (устойчивого) функционирования Информационной системы

Надежное (устойчивое) функционирование Информационной системы должно быть обеспечено выполнением Заказчиком совокупности организационно-технических мероприятий, перечень которых приведен ниже:

1. Организация бесперебойного питания технических средств;

2. Использование лицензионного программного обеспечения;

3. Регулярное выполнение рекомендаций Министерства труда и социального развития РФ, изложенных в Постановлении от 23 июля 1998 г. «Об утверждении межотраслевых типовых норм времени на работы по сервисному обслуживанию ПЭВМ и оргтехники и сопровождению программных средств»;

4. Регулярное выполнение требований ГОСТ 51188-98. «Защита информации. Испытания программных средств на наличие компьютерных вирусов»;

5. Регулярное резервирование баз данных Информационной системы средствами самой Информационной системы или средствами используемой системы управления базами данных.

Исходя из назначения разрабатываемой информационной системы, спроектируем далее модульную структуру приложения. Для определения модульной структуры воспользуемся диаграммой компонентов нотации UML 2.0 (рис. 3.4).

Рис. 3.4

Информационная система состоит из трех компонентов:

• 1. Интерфейс. Реализация взаимодействия пользователей с информационной системой. Содержит в себе следующие модули:
  • · Ввод/вывод - организация ввода и вывода информации при работе с ИС;
  • · Отчетность - организация ведения отчетности в соответствии с установленными формами документации по различным областям деятельности кадрового агентства;
  • · Поиск - организация поиска кандидатов и вакансий по заданным параметрам;
• 2. Обработка данных. Реализация функций обработки информации: поиск данных в БД, математической модели для задачи первичного анализа документов т.д.;
• 3. БД. Реализация хранилища данных, в котором содержится информация о клиентах.

Разработка структуры базы данных

Как уже говорилось ранее, в информационной системе вся информация хранится в единой БД. Для моделирования логической структуры базы данных была применена методология IDEF1x. Согласно данной методологии, ,процесс построения информационной модели состоит из следующих шагов:

• · определение сущностей; определение зависимостей между сущностями;
• · задание первичных и альтернативных ключей;
• · определение атрибутов сущностей;
• · приведение модели к требуемому уровню нормальной формы;
• · переход к физическому описанию модели: назначение соответствий имя сущности - имя таблицы, атрибут сущности - атрибут таблицы;
• · задание триггеров, процедур и ограничений;
• · генерация базы данных.

Диаграмма сущность-связь, описывающая БД в терминах IDEF1.x, строится из трех основных блоков - сущностей, атрибутов и связей. Если рассматривать диаграмму как графическое представление правил предметной области, то сущности и атрибуты являются существительными, а связи - глаголами.

Поскольку будущая ИС по данной БД будет осуществлять поиск, то в качестве основных атрибутов для документа были выбраны следующие:

• - название документа;
• - дата поступления документа в архив (юридические фирмы, которые осуществляют архивные услуги, следят за сроками хранения документации. У каждого документа есть свой срок хранения. Многие ценные бумаги со временем теряют свою актуальность, и их ценность сводится к нулю. Такие документы положено уничтожать. Своевременный отбор таких бумаг и уничтожение документов входит в пакет архивных услуг, оказываемый юридическими фирмами. При принятии на хранение каждому документу, после проведения специальной экспертизы, определяется срок хранения. По истечении этого срока документ подаётся на уничтожение);
• - принадлежность (тип) документа (поскольку все документы были разделены на 7 видов, для которых было произведено ранжирование по важности);
• -номер столбца;
• - номер полки;
• - номер салазки (эти 3 параметра необходимы, чтобы определить местоположение документа в архиве);
• - присутствие документа в своей ячейке (необходимо знать находится документ в архиве, либо он выдан просителю).

Результат запроса на выборку всех документов принадлежащих одному клиенту должен выглядеть следующим образом см. рисунок 3.5. В представленном примере количество документов было намерено ограниченно 20.

Теперь рассмотрим более детально логическую модель данных разрабатываемой информационной системы, представленную на рисунке 3.6.

Рис. 3.5

Рис. 3.6

Из представленной модели данных видно, что она содержит в себе три сущности каждая со своим набором атрибутов, причем две из них являются зависимыми, а одна нет.

Сущность «Сотрудник», являющаяся независимой сущностью имеет атрибуты:

• · Идентификационный номер сотрудника - является первичным ключом данной сущности;
• · ФИО сотрудника;
• · Область специализации;
• · Рейтинг;
• · Дополнительная информация.

Сущность «Клиент», является зависимой сущностью от сущности «Сотрудник», что говорит о том, что каждый сотрудник может обслуживать множество клиентов. Сущность клиент имеет атрибуты:

• · Серия и номер паспорта - является первичным ключом данной сущности;
• · Идентификационный номер сотрудника - является вторичным ключом данной сущности;
• · ФИО сотрудника;
• · Область специализации;
• · Рейтинг;
• · Дополнительная информация.

Сущность «Документ», является зависимой сущностью от сущности «Клиент», что говорит о том, что каждый клиент может хранить в архиве множество различных документов. Сущность документ имеет атрибуты:

• · Идентификатор документа - является первичным ключом данной сущности;
• · Серия и номер паспорта - является вторичным ключом данной сущности;
• · Название документа;
• · Дата поступления;
• · Принадлежность к группе;
• · Номер столбца;
• · Номер полки;
• · Номер салазки;
• · Присутствие документа в ячейке.